告別繁複人手工序．長遠解決時間表編排與調堂難題

在開學前夕，總要在密密麻麻的課表中通宵核對？每當收到老師的病假訊息，又要趕在受影響的課堂前，摸索出最合適的代課人選？相信負責排課與調堂的同工，都深有體會這些時刻。但到底如何才能走出這場編課與找人代課的困局？

在早前的 eClass Day 講座中，沙田循道衞理中學的蕭皓聲副校長、劉任發主任，以及馬鞍山崇真中學的鄭偉鴻主任，便親自剖析如何透過 eClass Substitute and Lesson Re-arrangement System 代課編排系統 (SLRS) 及 AI Timetabling 智能編課系統，大幅減輕負責同工的行政負擔。

如何打造透明高效的代課機制？

沙田循道衞理中學的蕭皓聲副校長在講座中幽默分享到：「以前同工甚至會開玩笑，懷疑自己是不是因為姓氏靠前，所以被安排代課的機會特別高？」這句玩笑背後，正反映出傳統人手操作代課事宜時，負責同工所面對的真實困境：

1. 公平性疑慮： 代課老師的揀選主要依賴負責同工的個人紀錄，實質數據和後台邏輯難以展示給全校，觀感上容易引起「是否公平」的猜疑
2. 效率挑戰： 遇上老師生病等突發情況，在時間緊迫下必須立即找出有空堂且適合的代課人選
3. 人手操作漏失： 偶爾會看錯日期等資料，或因過往紀錄不齊全而錯配代課人選
4. 交接斷層： 代課紀錄與個人電腦綁定而無法多人協作，導致校務經驗難以延續

面對這些限制，沙田循道衞理中學選擇透過 eClass SLRS，將代課流程全面系統化，從而實現更流暢、透明的行政體驗：

• 提升數據透明度： 透過展示 eClass 平台界面，讓老師清晰了解系統是如何根據客觀數據辨認優先代課人選，化解公平性疑慮
• 即時應對突發請假： 系統連結平台現有數據，當遇上突發情況時，能自動辨認最佳代課人選
• 整全校務紀錄： 於統一平台記錄並整合所有代課與調堂數據，即時同步後台資料，有效避免各種人為失誤
• 行政無縫延續： 新接手的同事只需跟著 eClass 系統的指引便能輕鬆操作，且無須重新摸索其他老師的課堂安排

同時，蕭副校更特別讚賞系統的人性化設定，學校可按校本需求自訂代課優先條件之餘，更能設定特殊規則，例如設定不安排「前一天請病假」的老師代課，貼心顧及同工的休息需要。

除了代課安排，編排後的即時通知亦是重要一環。劉任發主任補充道，學校更可透過 eClass Teacher App 發送訊息通知代課老師，確保資訊準確傳達。回顧整套系統的應用，劉主任表示，只要在學期初花少許時間輸入好基本資料，往後日子就能「一次資料輸入，整年輕鬆安排代課」。

輕鬆打破「一改即全盤大亂」的排課僵局

一年一度的時間表編排，無疑是考驗無數學校的一大難題。馬鞍山崇真中學的鄭偉鴻主任分享到，傳統編班排課是一項極其龐大的校務，任何一個微小的改動都容易引起一連串全盤皆輸的連鎖反應。在過往的人手或舊系統操作下，負責同工往往需要同時應對以下多方面的限制：

1. 持份者考量 : 需同時顧及校方、各學科組別及不同老師的個性化教學需求
2. 房間與時間衝突 : 必須嚴格調配班級、特別室與活動房間等空間，避免出現時間、人手或資源重疊情況
3. 複雜課堂結構 : 面對拆班分組、單雙週等較複雜的課程結構時，處理步驟極為繁瑣，耗時且影響行政效率
4. 單機處理局限 : 過往的排課軟件需綁定在特定的本地電腦，只限一人操作，導致編班小組成員無法同步分工

為了打破這場僵局，馬鞍山崇真中學便引入 eClass AI Timetabling，透過 AI 技術與直觀的介面設計，將編課流程自動化，讓年度時間表編排不再是同工的噩夢：

• PIA 智慧化解衝突 : 平台會自動偵測並即時顯示時間、地點及老師衝突，而 PIA 則可協助調整衝突課堂，免除人手處理的負擔
• 滿足多元編課需求 : 同工可按界面指示靈活設定時間表模式及各種限制條件，輕鬆解決單雙週及分組上堂等需求，滿足個性化校本運作
• 多人協作模式 : 老師可透過不同設備同時登入處理編課工序，並實時同步所有操作，方便同工分工合作

更實際的是，到了下一年準備開學，只要學校結構變化不大，同工就可以直接沿用去年的舊數據來微調，不用每年重新輸入一次，往後每年的排課工作就會變得愈來愈流暢。

正如沙田循道衞理中學與馬鞍山崇真中學的實戰分享，善用合適的數碼工具處理繁瑣校務，能為學校建立一套數據驅動、且能長遠沿用的校務管理模式。若您的學校亦正面對排課或代課調配難題，歡迎隨時與我們聯絡，一同落實行政減負，讓老師有更多空間專注於教學與學生成長上。